Cyfryzacja procesu budowlanego i jej znaczenie dla budujących domy jednorodzinne w 2026 roku

W artykule:

• Co oznacza cyfryzacja procesu budowlanego i dlaczego to temat ważny dla inwestora?
• Dlaczego rozpoczęto cyfryzację procesu budowlanego? Geneza zmian
• Cyfryzacja procesu budowlanego w praktyce: co już działa i z czego korzysta inwestor?
• Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB) – najważniejsze zmiany dla inwestora
• eCRUB – szybka weryfikacja uprawnień uczestników budowy
• eKOB – cyfrowa książka obiektu budowlanego
• Jak wygląda dziś cyfrowa ścieżka budowy domu krok po kroku?
• Korzyści dla inwestora wynikając z cyfryzacji procesu
• Trudności i wyzwania związane z cyfryzacją procesu budowlanego. O czym warto wiedzieć?
• Co dalej z cyfryzacją? Kierunek zmian 2025–2027

Budowa domu właściwie od zawsze kojarzyła się z wszechobecną biurokracją. Teczki pełne dokumentów, wielokrotne wizyty w urzędach czy konieczność składania wniosków w formie papierowej – wszystko to spędzało sen z powiek inwestorów i znacząco wydłużało cały proces. Na szczęście w dobie rozwoju usług online i rosnącej świadomości dotyczącej usprawniania procedur, wiele z tych problemów przechodzi do historii, a dużą części istotnych spraw już dziś można załatwić elektronicznie. Na czym polega cyfryzacja procesu budowlanego i co oznacza dla osób planujących budowę? 

Co oznacza cyfryzacja procesu budowlanego i dlaczego to temat ważny dla inwestora?

Cyfryzacja procesu budowlanego to projekt zakładający przeniesienie kluczowych formalności do systemów elektronicznych, które umożliwiają przygotowanie dokumentów, złożenie wniosku czy komunikowanie się z urzędami w sposób szybki i uporządkowany. 

Kluczem do sukcesu jest opracowanie i udostępnienie obywatelom nowoczesnych, prostych w obsłudze narzędzi online, które zapewniają wsparcie na wielu etapach budowy domu.

Co w praktyce oznacza to dla inwestora cyfryzacja procesu budowlanego? 

Przede wszystkim:

• krótszy czas załatwiania formalności;
• mniej czasochłonnych i stresujących wizyt w urzędach;
• szybki podgląd statusu sprawy w jednym miejscu;
• ograniczenie ryzyka błędów w dokumentacji;
• większą przejrzystość całego procesu inwestycyjnego.

Dlaczego rozpoczęto cyfryzację procesu budowlanego? Geneza zmian

Lata 2020-2023 bardzo wyraźnie pokazały, że tradycyjny – w dużej mierze papierowy – sposób obsługi formalności związanych z budową domu przestał być wystarczający. Pierwszy bodziec do zmian dała pandemia, która wymusiła zamknięcie urzędów, co doprowadziło do wielotygodniowych przestojów. Inwestorzy nie mogli składać nawet prostych zgłoszeń, a administracja nie była w stanie pracować na fizycznych aktach. Ukazało to słabość systemu opartego na segregatorach, podpisach „na miejscu” i dokumentach, których nie da się zdalnie zweryfikować.

Drugim impulsem były rosnące problemy związane z archiwizacją i aktualizacją dokumentacji. Wiele spraw, zwłaszcza tych skomplikowanych, generowało nawet półmetrowe półki w archiwach, a każda poprawka wymagała drukowania kolejnych egzemplarzy. Utrzymanie takiego systemu zwiększało koszty, spowalniało decyzje i było zwyczajnie niepraktyczne – zarówno dla urzędów, jak i architektów czy inwestorów.

Punktem zwrotnym okazało się stworzenie koncepcji SOPAB, czyli Systemu Obsługi Postępowań Administracyjnych w Budownictwie. To właśnie on wyznaczył kierunek pełnej cyfryzacji, a narzędzia, takie jak e-Budownictwo, EDB, eCRUB czy Eko, stały się jego istotnymi modułami, które zaczęto wdrażać stopniowo.

Ostatecznie cyfryzacja stała się nie tyle dodatkiem, co fundamentem modernizacji całego procesu budowlanego – od projektu, przez formalności, aż po użytkowanie budynków.

Cyfryzacja procesu budowlanego w praktyce: co już działa i z czego korzysta inwestor?

W 2025 roku cyfryzacja procesu budowlanego w Polsce znajduje się już na zaawansowanym etapie, dzięki czemu inwestorzy mogą korzystać z licznych narzędzi i systemów, które z jednej strony działają sprawnie, a z drugiej ułatwiają realizację marzenia o własnym domu.

Mowa tu przede wszystkim o:

Dzięki tym rozwiązaniom wiele tradycyjnych barier formalnych w prawie budowlanym, które jeszcze kilka lat temu spowalniały budowę, dziś praktycznie przestało istnieć. Inwestor może prowadzić proces budowlany w sposób bardziej efektywny i przewidywalny, korzystając z nowoczesnych narzędzi cyfrowych.

Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB) – najważniejsze zmiany dla inwestora

Powód jest prosty – dziennik budowy to dokument, z którym inwestorzy mają najczęstszy kontakt, ale który w wersji papierowej bywa problematyczny – przede wszystkim ze względu na nieczytelność, ograniczoną liczbę wpisów czy tzw. antydatowanie (wprowadzanie wpisów z datą wcześniejszą niż faktyczna, co utrudnia rzetelne dokumentowanie przebiegu budowy). EDB eliminuje te problemy, ponieważ jest dostępny w formie cyfrowej i umożliwia rzetelny zapis wszystkich zdarzeń oraz etapów budowy.

Do najważniejszych zalet Elektronicznego Dziennika Budowy można zaliczyć:

• nieograniczoną liczbę wpisów oraz ich pełną czytelność;
• brak możliwości antydatowania wpisów;
• łatwe kopiowanie istotnych informacji;
• szybki, bezproblemowy dostęp dla wszystkich osób zaangażowanych w proces budowy (w tym dla inwestora).

Z Elektronicznego Dziennika Budowy zdecydowanie warto więc korzystać, ale trzeba pamiętać, że raz podjęta decyzja o jego wdrożeniu uniemożliwia powrót do wersji papierowej (za to dziennik papierowy można w dowolnym momencie zastąpić wersją elektroniczną).

Pamiętaj! 

W dotychczasowej, papierowej wersji dziennik będzie można prowadzić do końca 2029 roku. Po tym terminie jedyną akceptowaną formą będzie dziennik elektroniczny.

eCRUB – szybka weryfikacja uprawnień uczestników budowy

Jest to rejestr, który gromadzi dane o osobach z uprawnieniami budowlanymi uzyskanymi po 1 stycznia 1995 roku (w tym rodzaj posiadanych uprawnień). Dzięki temu inwestorzy, wykonawcy i organy nadzoru mogą łatwo weryfikować kompetencje uczestników procesu budowlanego, co zwiększa bezpieczeństwo i przejrzystość całego procesu.

Czytaj więcej: Czym jest system e-CRUB i jakie jest jego znaczenie w procesie budowlanym?

eKOB – cyfrowa książka obiektu budowlanego

Co zawiera eKOB? 

Zajdziemy tam między innymi:

• informacje o rodzaju i lokalizacji obiektu;
• dane właściciela i zarządcy nieruchomości;
• wyniki kontroli i ekspertyz przeprowadzonych w trakcie użytkowania;
• zestawienie robót budowlanych wpływających na stan obiektu;
• decyzje, zaświadczenia i dokumenty administracji publicznej dotyczące nieruchomości;
• informacje o zdarzeniach i ewentualnych katastrofach budowlanych.

Według wielu ekspertów eKOB (cKOB) odgrywa istotniejszą rolę od EDB, ponieważ umożliwia właścicielom, użytkownikom i organom nadzoru szybki wgląd w historię budynku, kontrolę wykonanych prac oraz sprawdzenie, kto dokonywał przeglądów i ekspertyz, co zwiększa bezpieczeństwo oraz przejrzystość eksploatacji obiektu.

Jak wygląda dziś cyfrowa ścieżka budowy domu krok po kroku?

Cyfryzacja sprawiła, że większość formalności i etapów inwestycji można dziś realizować online. Dzięki integracji kluczowych narzędzi inwestor przechodzi przez kolejne kroki sprawnie i w sposób uporządkowany. Jakie są etapy procesu budowlanego, które uległy cyfryzacji?

1. Zakup projektu domu w wersji cyfrowej – inwestor otrzymuje elektroniczną kopię dokumentacji, którą można łatwo przesłać do urzędów czy biura projektowego.
2. Adaptacja gotowego projektu – projekt można dostosować do lokalnych warunków i wymagań formalnych, pracując na jego wersji cyfrowej.
3. Wnioski i zgłoszenia – pozwolenie na budowę, zgłoszenie robót czy inne formalności można załatwić online, wypełniając cyfrowe formularze i dołączając elektroniczne załączniki.
4. Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB) – prowadzenie dziennika w wersji cyfrowej ułatwia bieżące wpisy, kontrolę postępów oraz wymianę informacji między inwestorem, kierownikiem budowy oraz inspektorami.
5. Zakończenie budowy online – protokoły odbioru domu i dokumentacja końcowa mogą być przesyłane i weryfikowane elektronicznie, co przyspiesza cały proces.
6. Pozwolenie na użytkowanie – po zakończeniu budowy i zatwierdzeniu wszystkich dokumentów urząd wydaje decyzję w formie cyfrowej, umożliwiając legalne użytkowanie domu bez konieczności wizyt w urzędzie.

Tak zorganizowana ścieżka sprawia, że budowa domu krok po kroku staje się o wiele prostsza i szybsza.

Korzyści dla inwestora wynikając z cyfryzacji procesu

Skoro wiesz już, jakie są etapy cyfryzacji procesu budowlanego, możemy podsumować korzyści, jakie Ci zapewni. Jako inwestor, możesz liczyć przede wszystkim na:

• realne uproszczenie formalności dzięki elektronicznym wnioskom i zgłoszeniom;
• krótsze procedury i szybsze decyzje urzędowe;
• ograniczenie błędów dzięki automatycznej weryfikacji dokumentów;
• łatwiejszą kontrolę nad wpisami i dokumentacją dzięki EDB;
• dostęp do pełnej historii budynku po zakończeniu inwestycji dzięki eKOB (cKOB);
• zmniejszenie kosztów i chaosu związanego z papierową dokumentacją;
• łatwość monitorowania postępów budowy i kontaktu z urzędami online.

Wsparcie na budowie? Sprawdź: Dlaczego dobry kierownik budowy to klucz do spokojnej inwestycji?

Trudności i wyzwania związane z cyfryzacją procesu budowlanego. O czym warto wiedzieć?

Oczywiście wszędzie tam, gdzie blaski, muszą być również cienie. Nie inaczej jest w przypadku cyfryzacji procesu budowlanego – choć systemy, takie jak EDB, eKOB czy eCRUB, przynoszą realne ułatwienia, warto być świadomym kilku istotnych wyzwań i potencjalnych problemów:

• podpisy elektroniczne – uwierzytelnianie dokumentów cyfrowych wciąż wymaga precyzyjnej weryfikacji tożsamości i może powodować wątpliwości prawne;
• duże pliki graficzne – projekty w formacie BIM, CAD czy inne dokumenty graficzne mają znaczną wagę, co wymaga od urzędów dużych, kosztownych serwerowni i stabilnej infrastruktury IT;
• kompatybilność z BIM/CAD – systemy urzędowe muszą być zgodne z różnymi wersjami programów projektowych, aby uniknąć problemów przy składaniu dokumentacji;
• ryzyka związane z technologią – awarie systemów, błędy w oprogramowaniu czy zagrożenia cyberbezpieczeństwa mogą opóźnić proces lub wymagać ponownej weryfikacji danych;
• okres przejściowy i różne interpretacje urzędów – wciąż obowiązuje etap przejściowy, w którym część urzędów może różnie interpretować przepisy i zasady obsługi dokumentów cyfrowych.

Oczywiście nawet mimo tych wyzwań cyfryzacja pozostaje kluczowym krokiem w usprawnieniu procesu budowlanego, a większość problemów jest możliwa do przezwyciężenia dzięki odpowiedniemu przygotowaniu oraz świadomości wszystkich stron inwestycji.

Co dalej z cyfryzacją? Kierunek zmian 2025–2027

Wszystkie opisane wyżej zmiany i rozwiązania stanowią tylko wierzchołek góry lodowej. Cyfryzacja procesu budowlanego w Polsce będzie postępować z roku na rok, a już w najbliższych latach planuje się wiele usprawnień oraz innowacji.

Na koniec warto jeszcze wspomnieć o kwestii, która budzi pewne wątpliwości. Jest nią cyfrowy kataster 3D, czyli system pozwalający na rejestrację własności w trzech wymiarach – zarówno części nadziemnych, jak i podziemnych budynków. Obecnie jest on na etapie analiz i prac koncepcyjnych, więc inwestorzy nie muszą się spieszyć ani obawiać nagłych zmian. Docelowo ma ułatwić planowanie przestrzeni oraz zarządzanie nieruchomościami, ale jego wprowadzenie będzie stopniowe i ostrożne.