Elektroniczny dziennik budowy – co zmienia dla inwestora w 2026 roku?

W artykule:

• Budownictwo wchodzi w erę cyfrową
• Elektroniczny dziennik budowy – podstawowe informacje
• Papierowy dziennik pozostaje do końca 2031 roku
• Jak działa elektroniczny dziennik budowy?
• Większa przejrzystość i mniej formalności w elektronicznej wersji dziennika budowy
• Czy każdy dom musi mieć dziennik budowy?
• Koniec budowy bez przekazywania papierowego dziennika
• Cyfryzacja procesu budowlanego obejmuje coraz więcej etapów
• Elektroniczny Dziennik Budowy - wygoda, która wymaga przygotowania

Budownictwo wchodzi w erę cyfrową

Cyfryzacja polskiego budownictwa w ostatnich latach znacząco przyspieszyła. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB) stopniowo wprowadza kolejne rozwiązania, które mają ograniczać biurokrację i ułatwiać kontakt inwestorów z administracją.

Ważnym krokiem było uruchomienie portalu e-Budownictwo, umożliwiającego przygotowywanie i składanie wielu wniosków drogą elektroniczną. Kolejnym było wprowadzenie w styczniu 2023 roku elektronicznego dziennika budowy (EDB).

To zmiana, która ma znaczenie nie tylko dla dużych firm budowlanych, lecz także dla osób budujących własny dom. Inwestor może dziś sprawdzić dokumentację budowy z domu, z pracy, a nawet podczas urlopu. Nie musi prosić kierownika o udostępnienie papierowego dziennika budowy ani zastanawiać się, gdzie aktualnie znajduje się ten dokument.

Papierowy dziennik pozostaje do końca 2031 roku

Wbrew pojawiającym się często informacjom, w 2026 roku elektroniczny dziennik budowy nie jest jeszcze obowiązkowy dla wszystkich nowych domów jednorodzinnych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami papierowe dzienniki budowy mogą być wydawane do 31 grudnia 2031 roku. Dopiero od 1 stycznia 2032 roku dziennik budowy będzie wydawany wyłącznie w postaci elektronicznej w przypadku robót, dla których wymagane jest prowadzenie dziennika budowy.

Termin ten dotyczy wydawania nowych dzienników: dziennik papierowy otrzymany przed tą datą nie traci ważności i może być prowadzony do zakończenia budowy. Oznacza to, że osoba rozpoczynająca obecnie budowę domu może zdecydować, czy woli tradycyjny dokument, czy aplikację.

Co ważne, wybór papierowej wersji dziennika budowy nie zamyka drogi do skorzystania z jego elektronicznej wersji w przyszłości. Inwestor może w dowolnym momencie wystąpić o wydanie elektronicznego dziennika budowy, a po jego otrzymaniu kierownik budowy lub inwestor zamyka dotychczasowy dziennik papierowy odpowiednim wpisem.

Trzeba jednak pamiętać, że po rozpoczęciu prowadzenia dziennika elektronicznego nie ma już możliwości powrotu do wersji papierowej. Dlatego sposób dokumentowania postępów budowy najlepiej uzgodnić z kierownikiem jeszcze przed rozpoczęciem robót.

Polecamy: Dlaczego dobry kierownik budowy to klucz do spokojnej inwestycji?

Jak działa elektroniczny dziennik budowy?

Elektroniczny dziennik budowy (E-dziennik) jest oficjalnym systemem GUNB, dostępnym przez przeglądarkę internetową oraz bezpłatną aplikację mobilną.

Gdy decyzja o pozwoleniu na budowę stanie się wykonalna lub inwestor nabędzie prawo do rozpoczęcia robót na podstawie zgłoszenia, może przez internet wystąpić o wydanie elektronicznego dziennika budowy. Wniosek trafia do odpowiedniego urzędu – najczęściej starostwa, a w miastach na prawach powiatu – do urzędu miasta. Po otrzymaniu dziennika inwestor może udostępnić go uczestnikom procesu budowlanego, przede wszystkim kierownikowi budowy, a w razie potrzeby także projektantowi i inspektorowi nadzoru inwestorskiego.

Każda z tych osób otrzymuje dostęp odpowiedni do pełnionej funkcji. Kierownik dokumentuje przebieg robót, ważne zdarzenia techniczne oraz kolejne etapy realizacji inwestycji. Pozostali uprawnieni uczestnicy, w tym inwestor, mogą zamieszczać wpisy wynikające z ich obowiązków. Dzięki temu dokumentacja jest łatwo dostępna dla osób, które powinny mieć do niej wgląd.

Dużą zaletą jest możliwość prowadzenia elektronicznego dziennika budowy i korzystania z niego w wersji mobilnej. Kierownik budowy może dokonywać wpisów bezpośrednio na placu budowy, bez konieczności późniejszego uzupełniania papierowych dokumentów.

Większa przejrzystość i mniej formalności w elektronicznej wersji dziennika budowy

Dziennik budowy w formie elektronicznej nie zmienia zakresu odpowiedzialności uczestników budowy, ale ułatwia prowadzenie i kontrolowanie dokumentacji.

Wpisy są przypisywane konkretnym użytkownikom i oznaczane czasem ich dokonania. System pozwala również korygować błędy oraz oznaczać wpisy jako anulowane, zachowując informacje o wprowadzonych zmianach. Ogranicza to ryzyko nieudokumentowanych poprawek i ułatwia odtworzenie kolejności zdarzeń.

Dla inwestora szczególnie istotny jest bieżący dostęp do informacji - przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Może sprawdzić, czy w dzienniku pojawiły się nowe wpisy, jakie uwagi zgłosił inspektor oraz jak dokumentowany jest postęp prac.

Nie oznacza to oczywiście, że aplikacja zastępuje osobisty nadzór nad budową. Nadal kluczowe pozostają kompetencje kierownika budowy, jakość wykonania robót i regularna kontrola inwestycji.

Korzyścią jest również brak opłat za korzystanie z elektronicznego dziennika budowy. W przeciwieństwie do wersji papierowej inwestor nie musi kupować dziennika budowy.

Inne korzyści z prowadzenia elektronicznego dziennika budowy:

• monitorowanie historii zmian wpisów,
• możliwość szybkiego wyszukiwania wpisów według daty, autora czy statusu,
• możliwość eksportowania danych do plików,
• automatyczne tworzenie kopii zapasowych.

Czy każdy dom musi mieć dziennik budowy?

Nie każda inwestycja wymaga prowadzenia dziennika budowy. Przykładem są wolnostojące domy jednorodzinne o powierzchni zabudowy do 70 m², nie więcej niż dwukondygnacyjne, budowane na własne potrzeby mieszkaniowe, których obszar oddziaływania mieści się w całości na działce lub działkach, na których zostały zaprojektowane. Przy spełnieniu ustawowych warunków takie domy można realizować w uproszczonej procedurze, bez obowiązku ustanawiania kierownika budowy i prowadzenia dziennika. Inwestor może jednak dobrowolnie ustanowić kierownika budowy i zdecydować się na prowadzenie dziennika, również w formie elektronicznej. Czytaj więcej o domach w uproszczonej procedurze: Domy bez pozwolenia na budowę. Najważniejsze informacje.

Warto pamiętać, że uproszczenie formalności nie oznacza zwolnienia z przestrzegania przepisów techniczno-budowlanych. Jeżeli inwestor rezygnuje z kierownika budowy, sam przejmuje odpowiedzialność za kierowanie pracami.

W przypadku typowej budowy domu jednorodzinnego, wymagającej ustanowienia kierownika, dziennik budowy pozostaje natomiast jednym z podstawowych dokumentów inwestycji.

Polecamy nasz przewodnik: Budowa domu krok po kroku. Od czego zacząć budowę domu?

Koniec budowy bez przekazywania papierowego dziennika

Elektroniczna dokumentacja upraszcza również formalności związane z zakończeniem inwestycji.

Po wykonaniu robót budowlanych kierownik zamyka dziennik w systemie. Inwestor, składając zawiadomienie o zakończeniu budowy lub wniosek o pozwolenie na użytkowanie, podaje przy tym numer elektronicznego dziennika budowy.

Organ nadzoru budowlanego może wówczas uzyskać dostęp do dokumentu bez konieczności dostarczania papierowego oryginału.

Po oddaniu domu do użytkowania dane elektronicznego dziennika budowy są przechowywane w systemie EDB przez 25 lat od nadania mu statusu „oddany do użytkowania”. Nie zwalnia to właściciela z obowiązku przechowywania dokumentacji budynku przez okres jego istnienia.

Cyfryzacja procesu budowlanego obejmuje coraz więcej etapów

Elektroniczny Dziennik Budowy jest jednym z elementów szerszych zmian wprowadzanych w administracji budowlanej.

Inwestorzy mogą korzystać między innymi z elektronicznych wniosków, cyfrowych projektów budowlanych oraz rejestru e-CRUB, który ułatwia sprawdzanie uprawnień osób wykonujących samodzielne funkcje techniczne w budownictwie.

Rozwijany jest również system SOPAB, wspierający obsługę postępowań administracyjnych. Z kolei uruchomiony w lipcu 2026 roku Rejestr Urbanistyczny ma ułatwiać dostęp do dokumentów i danych planistycznych.

Osobnym rozwiązaniem jest Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (c-KOB), służąca dokumentowaniu użytkowania oraz kontroli technicznych obiektów. Warto przy tym podkreślić, że właściciele domów jednorodzinnych nie mają obowiązku prowadzenia takiej książki.

Elektroniczny Dziennik Budowy - wygoda, która wymaga przygotowania

Dostęp do systemu elektronicznego dziennika budowy wymaga rejestracji w systemie, a korzystanie z niego - uwierzytelniania tożsamości, na przykład przez profil zaufany, e-dowód, aplikację mObywatel lub bankowość elektroniczną.

Ponadto do obsługi systemu w przeglądarce potrzebne jest połączenie z internetem, natomiast aplikacja mobilna umożliwia również pracę offline. Dla osób, które są przyzwyczajone do tradycyjnej dokumentacji, może to oznaczać konieczność zmiany dotychczasowych nawyków. Trzeba również uwzględnić możliwość czasowych problemów technicznych.

Nie zmienia to jednak ogólnego kierunku reformy. Cyfrowe rozwiązania stopniowo stają się naturalną częścią procesu budowlanego.

W 2026 roku inwestorzy nadal mogą zdecydować, w jakiej formie prowadzić dziennik budowy. Warto jednak już teraz poznać system EDB i jego możliwości. Właściwie wykorzystana technologia pozwala bowiem poświęcić mniej czasu na formalności, a więcej uwagi temu, co podczas budowy najważniejsze – jakości prac i bezpieczeństwu.